Muzyka odtwarzana w lokalu w postaci utworów jest zawsze przedmiotem czyichś praw autorskich. Oznacza to, że autor ma prawo m. in. do wynagrodzenia za odtwarzanie jego twórczości. W Polsce, na podstawie prawa autorskiego funkcjonuje szereg stowarzyszeń reprezentujących interesy twórców i to te podmioty (jak ZAiKS czy STOART) w imieniu samych artystów zawierają umowy licencyjne czy prowadzą kontrole lokali gastronomicznych pod kątem legalności odtwarzania muzyki. Przy tym wbrew panującemu poglądowi, samo podpisanie umowy z ZAiKSem nie wystarcza, gdyż reprezentuje on tylko autorów tekstów i kompozytorów. Jest co prawda najbardziej aktywną organizacją zbiorowego zarządzania (OZZ) na polskim rynku, ale nie jedyną. Za odtwarzanie jednego utworu opłaty może domagać się poza ZAiKSem także STOART (reprezentujący wykonawców) czy ZPAV (zrzeszający producentów).

Nie uda się uniknąć odpowiedzialności korzystając przy tym z popularnych dostawców muzyki. Trzeba postawić sprawę jasno – popularne serwisy jak YouTube czy Spotify nie umożliwiają darmowego odtwarzania muzyki w lokalu. Wynika to wprost z warunków korzystania z tych serwisów, gdzie jasno zaznacza się, że użytkownik zobowiązuje się do nie korzystania z usług w celach komercyjnych. Co więcej, ZAiKS (i inne OZZ) reprezentuje nie tylko polskich artystów, ale na mocy umów także artystów z większości krajów świata, przez co ograniczenie odtwarzania muzyki tylko do utworów zagranicznych w żaden sposób nie uratuje nas od zarzutów nielegalnego odtwarzania muzyki.

Nawet zatem gdy odtwarza się muzykę ze Spotify (włącznie z usługą premium), w razie kontroli ze strony OZZ ryzykujemy stwierdzenie nielegalności odtwarzania muzyki, co wiązać się może z nałożeniem przez sąd kary grzywny, a następnie z wytoczeniem przeciwko nam powództwa o zapłatę, za okres obejmujący nawet do 5 lat wstecz (!). Co więcej, na podstawie art. 79 ust. 1 pkt 2b prawa autorskiego wysokość roszczenia może wynosić dwukrotność sumy należnej, gdyby normalnie doszło do zawarcia umowy z OZZ.

Wyjściem jest skorzystanie z ogólnodostępnych w internecie utworów muzycznych, których autorzy świadomie i dobrowolnie udzielają licencji na wykorzystanie ich darmowo w celach komercyjnych. Nie są to jednak utwory, które możemy na co dzień usłyszeć w radiu. Jeżeli jednak muzyka ma pełnić w lokalu rolę tła, może to być darmowe, legalne rozwiązania dla niektórych lokali. Istnieje wiele witryn oferujących takie utwory, spośród nich wyróżnić można bensound.com, freemusicarchive.com czy freesound.com. Sam YouTube oferuje osobną bazę darmowych utworów do wykorzystania komercyjnego, dostępną pod adresem youtube.com/audiolibrary/music. Można z wykorzystaniem tych utworów utworzyć playlisty, których odtwarzanie nie będzie wiązało się z żadnymi opłatami. Pośrednim rozwiązaniem jest skorzystanie z platform zrzeszających twórców niezależnych, które pobierają roczne opłaty za korzystanie ze swoich utworów, lecz są to ceny daleko niższe niż suma należnych opłat do poszczególnych OZZ. Wymienić tu można soundtrackyourbrand.com czy jamendo.com.

Jeżeli uznamy, że profil naszego lokalu wymaga odtwarzania popularnych utworów lub takich, których autorzy są reprezentowani przez organizacje zbiorowego zarządzania, warto zapoznać się ze stawkami poszczególnych OZZ dostępnymi stronach internetowych i przystąpić do opłacenia licencji.

Problematyczną kwestią jest przy tym także publiczne odtwarzanie radia, dostępnego przecież bez opłat dla każdego potencjalnego odbiorcy. Mimo to, w myśl art. 24 ust. 2 prawa autorskiego publiczne odtwarzanie programu radiowego jest dozwolone tylko w sytuacji, w której nie powoduje osiągania korzyści majątkowych. Biorąc pod uwagę istniejące badania, że klienci często chętniej i więcej wydają w lokalach, w których odtwarzana jest jakiegokolwiek rodzaju ścieżka audio, może być trudne udowodnienie przed sądem, że muzyka nie miała wpływu na przychód przedsiębiorcy. Opłat licencyjnych przy tym ponownie nie płaci się do nadawcy (radia), a do organizacji zbiorowego zarządzania. Ewentualne spory sądowe najczęściej niestety kończą się wygraną organizacji reprezentujących twórców, choć nie jest to regułą. Korzystny wyrok w jednej ze spraw wydał sam Sąd Najwyższy (I CK 164/05), w której podał wskazówki co do tego jak określać granice między komercyjnym, a niekomercyjnym wykorzystaniem muzyki: „sytuacje, w których odtwarzanie "niedramatycznych" utworów muzycznych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie będzie łączyć się z korzyściami majątkowymi dla odtwarzającego, powstaną przede wszystkim wtedy, gdy klienci nie będą poddawani oddziaływaniu odbioru. Może tu chodzić przede wszystkim o małe powierzchnie handlowe, drobne zakłady usługowe, w których odtwarzanie służy zapełnieniu czasu personelowi. Odtwarzanie owych utworów na większych przestrzeniach handlowych, w których klient przebywa dłuższą chwilę, podlegają zakwalifikowaniu jako połączone z korzyściami majątkowymi. Na taką funkcję wskazuje zwłaszcza specjalne rozmieszczenie głośników do odbioru w salach obsługi klienta”.

Powiązaną kwestią jest także transmitowanie telewizji w lokalach – zarówno kanałów telewizji publicznej, jak i komercyjnej (w tym tzw. „kodowanych”). Odtwarzanie muzyki (w tym w postaci teledysków), programów czy innego rodzaju nagrań będących autorstwa podmiotów trzecich będzie powodowało obowiązek zapłaty na rzecz OZZ, tak długo jak prezentowane są treści autorstwa podmiotów zrzeszonych w tych organizacjach, albo związanych reprezentacją z nimi na podstawie stosownych umów. Jeżeli przy tym programy te nadawane są za pośrednictwem stacji telewizyjnej, także i ona uprawniona jest do pobierania opłat z tego tytułu.

Przy czym uwagi poczynione co do publicznego odtwarzania radia (art. 24 ust. 2 prawa autorskiego) odnoszą się wprost do publicznego transmitowania telewizji. Bezpłatnie i bez żadnych formalności można odtwarzać w lokalu telewizję tylko, jeśli nie ma ona przełożenia na komercyjną działalność przedsiębiorstwa – nie ma tutaj rozróżnienia czy transmitowany program należy do telewizji publicznej czy prywatnej. W tym przypadku jeszcze trudniej będzie udowodnić, że włączony program telewizyjny przeznaczony jest np. tylko dla pracowników i nie ma na celu zachęcenia klientów do skorzystania z usług lokalu, zwłaszcza gdy dotyczyć by to miało transmitowania popularnego wydarzenia kulturalnego czy meczu sportowego. Przy tych ostatnich w zasadzie trzeba pogodzić się z tym, że za transmisję meczu w swoim lokalu trzeba będzie zapłacić odpowiedniemu nadawcy. Poszczególne stacje oferują na swoich stronach internetowych różne pakiety licencji, z którymi warto się zapoznać. Wielkie imprezy sportowe jednak, jak EURO czy Mistrzostwa Świata, najczęściej objęte są dodatkowymi opłatami, dlatego trzeba ostrożnie zapoznać się z regulaminem kupowanej licencji.

Reasumując, nie ma praktycznie żadnej możliwości odtwarzania „z marszu” muzyki czy telewizji w lokalu, który nie wiązałby się z obowiązkiem uiszczania opłat licencyjnych na rzecz odpowiednich organizacji zbiorowego zarządzania czy stacji nadawczych. Jest to jedyna możliwość zapewnienia sobie legalnego korzystania z popularnych utworów muzycznych czy bieżącej transmisji telewizyjnej. Dostępne są jednak w internecie utwory, których autorzy umożliwili korzystanie z nich w celach komercyjnych bez żadnych opłat. Nadto istnieją platformy zrzeszające twórców niezależnych, gdzie tysiące utworów dostępne jest po cenie daleko niższej niż kwota comiesięcznych opłat do OZZ.